Họp báo truyền thông
Loading...
Họp báo truyền thông
Loading...

Họp báo truyền thông

1. Xác định mục đích và mục tiêu của buổi họp báo:
Xác định mục đích của buổi họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept cũng như thông điệp truyền thông truyền tải qua buổi họp báo đó.

Ngoài việc xác đinh mục đích thì mục tiêu của buổi họp báo cũng cần được xác định một cách rõ ràng. Như vậy bạn mới có thể dễ dàng đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc. Chẳng hạn như số cơ quan báo chí tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được thông tin thông qua họp báo,…

2. Xác định thời gian, thời lượng buổi họp báo:
Sự kiện họp báo nên được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối, ngày nghỉ, ngày lễ, Tết. Bởi nếu diễn ra vào buổi sáng, các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện. Bên cạnh đó, về mặt tâm lý các nhà báo muốn tham gia các sự kiện vào ngày làm việc trong tuần để dành thời gian cuối tuần cho gia đình và cuộc sống riêng tư.

Lưu ý thêm rằng, thời lượng diễn ra chương trình cũng không nên quá dài, dễ dẫn tới sự lan man và gây nhàm chán, mỏi mệt cho khách mời. Ngược lại cũng không nên quá ngắn khiến khách tham gia không nắm bắt hết được nội dung, thông điệp sự kiện muốn truyền tải. Thời lượng một buổi họp báo nên kéo dài từ 90 đến 120 phút là hợp lý.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo:
Họp báo cần được tổ chức ở những địa điểm trang trọng, rộng rãi vậy nên trung tâm hội nghị hoặc phòng họp ở khách sạn là những địa điểm rất thích hợp. Những không gian này có thể bảo đảm tốt về an ninh, về chất lượng âm thanh ánh sáng cần thiết cho họp báo. Ngoài ra thì những địa điểm này cũng dễ dàng tìm kiếm, thuận lợi cho việc tiếp cận, thu hút công chúng.

4. Lên danh sách khách mời, các cơ quan báo chí:
Họp báo không thể thiếu các cơ quan báo chí, việc lựa chọn các cơ quan báo chí phải tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời thì tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận tham dự. Tỉ lệ khách xác nhận tham dự càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút và thành công.

5. Lựa chọn MC:
Trong mọi sự kiện, MC luôn đóng một vai trò quan trọng đó là dẫn dắt toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện. MC cho họp báo cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện công bố, nắm rõ được nội dung truyền đạt trong buổi họp báo. Đặc biệt, MC phải thực sự nhanh nhạy, biết ứng phó, xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra.

6. Xin giấy phép tổ chức họp báo:
Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp, bài bản. Rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến cận kề.

7. Đảm bảo an toàn, an ninh trong suốt sự kiện:
Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về kĩ thuật, khâu đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời khắc phục và có biện pháp xử lý để không ảnh hưởng đế chất lượng sự kiện.

8. Tổng hợp, đánh giá kết quả:
Ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp đánh giá kết quả cũng như đúc rút kinh nghiệm sau buổi họp báo.

Gửi lời cảm ơn đến các khách mời, cơ quan báo chí đã đến tham dự sự kiện.

Theo dõi lịch trình phát sóng, đăng tin bài để tổng hợp lại và thông báo cho các bên liên quan cùng theo dõi.

Trên đây là quy trình tổ chức một sự kiện họp báo chuyên nghiệp. Với hơn 8 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Emeet đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện họp báo cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp.

 

EMEET

Suốt hơn 10 năm đam mê và sáng tạo, chúng tôi tự hào là một trong những thương hiệu quảng cáo - tổ chức sự kiện dẫn đầu tại Việt Nam mang đến những giải pháp tổ chức các loại hình sự kiện toàn diện cho các doanh nghiệp Việt Nam và Quốc Tế.

thống kê truy cập

  • Tổng lượt truy cập:5973
  • Đang trực tuyến:3

sản phẩm liên quan

Tổ Chức lễ Khánh Thành

Từ xa xưa, “tổ chức lễ khánh thành” có một vai trò rất quan trọng đối với các công trình xây dựng. Đây là một truyền thống rất quen thuộc của người dân phương Đông chúng ta mỗi khi hoàn thành xong một công trình xây dựng, là một cột mốc đối với doanh nghiệp để đánh dấu sự khởi đầu tươi đẹp, là tiền đề cho một tương lai phát triển rực rỡ, huy hoàng. Mọi doanh nghiêp, khi tổ chức lễ khánh thành cần phải tạo được một sự kiện ấn tượng, đáng nhớ cho cả người tổ chức lẫn người tham dự. Nó như là một sự kiện truyền thông, có tầm ảnh hưởng sâu rộng mỗi khi được nhắc đến.
Xem chi tiết

Tổ chức lễ Khai trương

Bạn đang lên kế hoạch cho tổ chức sự kiện gì? Tổ chức sự kiện Lễ khai trương cửa hàng, Lễ khánh thành, lễ động thổ, Lễ khai trương chi nhánh mới, Lễ ra mắt dự án bất động sản, Lễ cất nóc dự án bất động sản, Hội nghị khách hàng, hội thảo, hội nghị nhà chung cư…. Tất cả các kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần Meet Media sẽ luôn đồng hành cùng bạn với sự chuyên nghiệp – mức giá hợp lý nhất trực tiếp từ kho công cụ dụng cụ, thiết bị sự kiện.
Xem chi tiết

Lễ ra mắt sản phẩm mới

Ấn tượng đầu tiên là một điều cực kỳ quan trọng, do vậy, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm càng hoành tráng, độc đáo, càng thu hút được sự quan tâm của khách hàng và dư luận, tạo bàn đạp cho sự phát triển sau này. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Meet tự tin có thể đảm bảo cho quý khách có một buổi lễ ra mắt sản phẩm đầy thu hút, độc đáo.
Xem chi tiết

Lễ mở bán dự án

" Lễ mở bán dự án bất động sản " là sự kiện được tổ chức nhằm giới thiệu các dự án như dự án nhà phố, căn hộ liền kề, biệt thự phố, đất nền….đến với tất cả các đối tượng khách hàng của các công ty bất động sản. Đây chính là thời điểm quan trọng để các sàn giao dịch bất động sản tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, thông qua sự kiện cũng là cách để các công ty Bất động sản thực hiện các chiến dịch Marketing và truyền thông sản phẩm một cách trực tiếp tới hàng ngàn các khách hàng của mình
Xem chi tiết

Tổ Chức hội nghị

Chúng tôi sẽ chọn nhưng trung tâm hội nghị được thiết kế với công suất lớn, hệ thống âm thanh, thiết bị, ánh sáng, trình chiếu hiện đại, đẳng cấp sẽ luôn sẵn sàng mang đến một không gian đa chức năng cho mọi loại hình tổ chức sự kiện. Phong cách phục vụ tận tình, chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ mang lại cho bạn sự hài lòng cao nhất về chất lượng dịch vụ.
Xem chi tiết